El inventario hotelero es un área muy amplio que puede variar mucho de un hotel a otro. Sin embargo, hay un elemento común, independientemente de su tamaño, su público objetivo, etc. la gestión del inventario hotelero. Aunque pueda parecer complicado si no se sabe nada al respecto, no lo es.

Los hoteles tienen muchas cosas que ofrecer, pero las habitaciones son el producto principal. Sin un sistema de gestión adecuado, las tareas de control y gestión se hacen más difíciles y eso puede afectar a los ingresos del hotel. En este artículo, vamos a explicar lo que es el inventario del hotel y su gestión, las características principales. Empecemos.

¿Qué es el inventario hotelero?

En sus orígenes, el término «inventario hotelero» sólo significaba la cantidad de habitaciones y camas disponibles para su distribución o reserva. Hoy en día, este concepto va mucho más allá de la ocupación de habitaciones.

El inventario hotelero puede clasificarse en dos tipos: primario y secundario. El inventario primario se refiere a la principal fuente de ingresos, las habitaciones, la ocupación de las mismas y la disponibilidad. El inventario secundario es una categoría amplia que incluye todos los activos que se utilizan a diario en un hotel: desde los suministros del restaurante hasta las tiendas de regalos o los servicios externos.

¿Y la gestión de inventarios de hoteles?

La gestión del inventario hotelero es el proceso de maximizar los ingresos y la rentabilidad mediante la creación y gestión de la demanda, la fijación de precios y la distribución de los productos y servicios del hotel. Para evitar que el inventario sensible al tiempo caduque, los hoteles deben ser capaces de equilibrar la oferta y la demanda. 

Ventajas de la gestión del inventario hotelero y su importancia

Las habitaciones de hotel no suelen considerarse un producto perecedero, pero en cierto modo lo son. Si no se reservan un día, es una oportunidad que no volveremos a tener. La gestión del inventario está directamente relacionada con los ingresos del hotel. Estas son algunas de las muchas ventajas de la gestión del inventario hotelero:

• Precios dinámicos. Una de las ventajas es el uso de un modelo de precios dinámico. La empresa puede hacer un seguimiento eficaz del uso continuado de sus activos en una sola pantalla y en tiempo real si utiliza un sistema o software de gestión de inventarios. Con él, pueden predecir cuándo subir y bajar los precios en función de distintos factores.

• Gestión del tiempo. Si los productos se rastrean y ordenan, el personal pasará menos tiempo rastreando todos esos pequeños detalles. Aumenta la productividad al liberar tiempo y ayuda a centrarse en crear experiencias únicas para los huéspedes.

• Prevenir el overbooking: para prever el overbooking, el hotel debe recopilar datos precisos que ayuden a crear una estrategia de inventario. Gracias a la gestión del inventario hotelero, la empresa puede identificar patrones de clientes y crear un modelo detallado de inventario de habitaciones para dirigirse a clientes específicos. 

¿Cuáles son los principales elementos de la gestión de inventarios hoteleros?

• Precios. Este elemento se centra principalmente en el inventario primario. Mediante la fijación dinámica de precios, las empresas pueden garantizar la reserva de habitaciones independientemente de la temporada, o lograr una mayor rentabilidad en función de la demanda.

• Distribución. Las habitaciones no se van a vender solas, por lo que es necesario llegar al máximo número posible de clientes objetivo. La empresa tiene que saber cuáles son los canales más utilizados por sus huéspedes y asegurarse de vender la cantidad mínima de habitaciones en cada momento para cada canal. De este modo te asegurarás de poner en lista las habitaciones no vendidas.

• Segmentación. Por muy bien desarrollados que estén los dos puntos anteriores, no llegarás a ninguna parte si no entiendes tu mercado objetivo. Hay que prestar atención a la segmentación del mercado para identificar las mejores ofertas, canales de reserva, etc. Saber lo que quieren los clientes es fundamental para tener éxito.

Cómo gestionar eficazmente el inventario hotelero para maximizar los ingresos

El funcionamiento de cada hotel es diferente aunque pertenezcan al mismo holding. Sin embargo, para alcanzar el éxito, todos siguen una serie de pautas o principios básicos que les ayudan a lograr sus objetivos.

• Recopila y utiliza datos. Debes catalogar todos los artículos de inventario disponibles en tu hotel. Mediante la supervisión periódica del inventario, se pueden realizar ajustes en previsión de picos y caídas de la demanda. De este modo, el hotel sabrá qué canales generan más ingresos y cuándo.

• Ten un sistema integrado. Que algo se haya hecho manualmente toda la vida no significa que no se pueda hacer mejor. Digitalizar los sistemas de inventario de tu empresa puede conducir a un mejor rendimiento. Un sistema correctamente integrado te permite suministrar y maximizar la ocupación y los ingresos mediante la sistematización de todos los procesos necesarios para gestionar un hotel.

• Utiliza las Agencias de Viajes Online (OTAs) en tu beneficio. Las OTAs atraen a una gran cantidad de gente y también tienen un gran presupuesto de marketing. Así que, en lugar de «luchar» contra ellas, los hoteles deberían sacar provecho de ellas dejando que promocionen la marca de su hotel.

¿Qué es un sistema de gestión de inventario hotelero?

Hemos hablado de software de gestión de propiedades (PMS) y de cómo la dirección del hotel lo utiliza para gestionar las actividades diarias de sus hoteles. El sistema/software de gestión de inventario hotelero no es muy diferente de él, pero no es suficiente para manejar todas las tareas que requiere la gestión de inventario.

Tal vez el equipo de recepción utilice un sistema, otro para las reservas de actividades y otro diferente para controlar los ingresos del hotel. ¿Merece la pena tenerlo todo separado en lugar de integrado en un único sistema/software?

Existen decenas de aplicaciones que prometen una mejora en la gestión del inventario hotelero pero muy pocas son capaces de unificarlo todo en un único sistema. Goguest conecta y centraliza todos los PMS, Puntos de Venta (POS) y software de terceros. 

El seguimiento en tiempo real y la recopilación de datos son otras de las ventajas del software de gestión de inventario hotelero. Permite segmentar y crear análisis más visuales para comprender y gestionar el inventario.

El inventario puede verse afectado por varias razones, pero la más común son las cancelaciones de última hora.

Un gestor de canales y un sistema de gestión de ingresos son dos de los activos más potentes. Con Easygoband puedes integrar tu sistema de gestión de ingresos (RMS) en el mismo sistema. Un gestor de canales es la herramienta tecnológica que le permite vender habitaciones en varias plataformas de reservas online (canales) al mismo tiempo.

Saquemos algunas conclusiones

Una de las claves del éxito es saber lo que ocurre a tu alrededor. Si no conoces la disponibilidad que tiene tu hotel, cuánto queda de cualquier producto, qué actividades son las más reservadas, qué habitaciones son las más compradas, será difícil satisfacer a todos los clientes. 

Para conseguirlo, tenemos que dejarnos ayudar por las herramientas que nos ofrece la tecnología actual. Software como Goguest, integra todo lo que la gestión hotelera necesita, como estadísticas hoteleras, PMS, TPV, para facilitar el trabajo de los empleados.